Vos questions / Mes réponses sur l'externalisation de vos courriers médicaux

Je partage le quotidien des professionnels de santé depuis maintenant plusieurs années et de nombreuses questions m’ont été posées concernant la mise en place d’une collaboration.

En résumé quelques réponses aux interrogations les plus fréquemment formulées.

Comment vous transmettre mes fichiers audio ? A quel moment de la journée ?

L’échange des fichiers audio se fait au moyen d’une connexion Internet via votre messagerie.

Vous m’envoyez votre fichier à la fin de votre consultation ou bien la totalité des fichiers audio en fin de journée.

L’échange de fichiers est-il sécurisé ?

Oui, l’échange des fichiers est sécurisé puisque je dispose d'une connexion sécurisée et chiffrée (SSL/TLS) ; cela signifie que les données sont protégées contre d'éventuelles intrusions.

Je dispose également d'un antivirus avec licence.

Comment fonctionnez-vous ?

Je réceptionne vos fichiers audio (ou manuscrits) via ma messagerie. Je les traite sous un délai, en moyenne de 48 heures, et vous les renvoie sur votre adresse mail.

Il est important pour moi de connaître vos jours de consultation au cabinet et vos vacations en milieu hospitalier, afin de pouvoir m’organiser au mieux pour répondre à vos besoins. Je vous demande régulièrement vos périodes de congés et vous informe des miennes à l’avance.

Qu’en est-il de la confidentialité des documents ?

Conformément à l'Article 226-13 du Code pénal, je suis soumise au secret professionnel. Je m'engage à considérer comme confidentiels vos documents et à ne les communiquer en aucun cas. Les documents sont conservés ou supprimés à votre demande. Les fichiers audio sont supprimés chaque mois de mes dossiers.

Qui effectue la correction des comptes-rendus médicaux ?

La correction des courriers et comptes-rendus médicaux peut être effectuée par mes soins à votre demande. Cependant la plupart des professionnels réalisent les corrections eux-mêmes au fil de la relecture afin de transmettre les courriers, sans perdre de temps, aux correspondants médicaux.

Pouvez-vous travailler sur mes modèles de documents ?

Bien sûr ! Je réalise un travail à distance personnalisé et je vous demande toujours vos modèles de courriers ou d’expertises médicales avant de commencer notre collaboration. Je suis votre secrétaire à distance mais souhaite travailler comme une secrétaire salariée, en restant au plus proche de vos consignes.

Avez-vous une expérience dans la spécialité que j’exerce ?

Je suis spécialisée en neurologie, chirurgie orthopédique et traumatologique, chirurgie vasculaire, rhumatologie, allergologie, urologie. Mais je peux cependant traiter avec soin vos fichiers audio, toutes spécialités confondues.

Quels sont vos délais pour le traitement de mes courriers médicaux ?

Je traite vos courriers et comptes-rendus médicaux sous 48 heures en moyenne. Mais vous pouvez également choisir le délai (urgent, normal, économique).

Quels sont vos tarifs ?

Je détermine mes tarifs de transcription médicale à distance selon trois critères.

1) Le fichier audio

Un tarif à la minute enregistrée est proposé et se calcule en fonction du temps du fichier audio. Un tarif à la page dactylographiée peut parfois être appliqué (dans le cas de documents manuscrits).

2) Le délai de traitement

Pour les courriers médicaux :

- Economique (3 à 4 jours)

- Normal (48 heures)

- Urgent (sous 24 heures)

Pour le traitement des expertises médicales : le délai varie de quelques jours à deux semaines en fonction de la durée des expertises.

3) Le volume confié

Un travail régulier et quasi journalier facilite les habitudes de travail. J'applique une tarification avantageuse aux professionnels de santé souhaitant me confier leurs travaux de frappe de façon régulière, tout au long de l’année. 

Quels sont mes avantages à travailler avec vous ?

Si vous faites appel à mes services de frappe de courriers et comptes-rendus médicaux et saisie d'expertises médicales vous vous abstenez de toute embauche et contrat de travail. Ainsi vous réduisez vos charges fixes.

Vous bénéficiez de mon expertise et de services personnalisés selon vos besoins.

Vous ne vous engagez pas dans la durée.

Peut-être n'avez vous pas trouvé votre question dans la liste ci-dessus, n’hésitez pas à me contacter pour que nous puissions en parler.

Cécile, votre partenaire en transcriptions médicales